ecoDMS Dokumentenarchiv

Lösungen



Das moderne Dokumenten-Management-System

ecoDMS ist effizient, zukunftssicher und ideal für die Anforderungen der E-Rechnungspflicht
 

  • XRechnung und ZUGFeRD: Automatische Verarbeitung und gesetzeskonforme Archivierung
  • Zentrale Archivierung: Alle Dokumente, Daten und E-Mails an einem Ort, jederzeit verfügbar
  • Schnelle Volltextsuche: Finden Sie Dokumente in Sekunden - mit OCR-Technologie
  • Revisionssicherheit: Archivieren Sie gesetzeskonform nach GoBD und DSGVO
  • Kosten sparen: Automatisierung und Digitalisierung optimieren Prozesse
  • Plattformunabhängigkeit: Greifen Sie von PC, Smartphone oder Tablet zu

Was ist ecoDMS?

Die smarte Lösung für modernes Dokumentenmanagement

ecoDMS ist ein benutzerfreundliches Dokumenten-Management-System (DMS), das sowohl für Unternehmen als auch Privatpersonen entwickelt wurde. Durch die digitale Erfassung, Archivierung und Verwaltung von Dokumenten bietet ecoDMS eine zentrale Plattform für alle Ihre Informationen.
Mit ecoDMS optimieren Sie sowohl Ihren digitalen Posteingang als auch den Postausgang. Dabei archivieren und finden Sie Unterlagen, einschließlich XRechnungen und ZUGFeRD-Dokumenten, zeitgemäß und gesetzeskonform.

Zukunftssicheres Dokumentenmanagement für elektronische Rechnungen

E-Rechnungen sind ein zentraler Bestandteil der digitalen Transformation in der Buchhaltung. Mit ecoDMS sind Sie bestens vorbereitet, um XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen effizient zu verarbeiten, zu archivieren und gesetzeskonform aufzubewahren.
 
  • Verarbeitung aus verschiedenen Quellen: Importieren Sie XML-Rechnungen über den ecoDMS-Client oder das Scaninput-Verzeichnis
  • Automatische Konvertierung: XML-Daten werden automatisch in eine für Benutzer lesbare PDF-Datei umgewandelt
  • Sicherheit durch Prüfberichte: Der Prüfbericht wird in das PDF integriert und dokumentiert die Datenqualität
  • Revisionssichere Archivierung: Das PDF mit allen eingebetteten Informationen und die Original-XML werden in ecoDMS sicher gespeichert

Blitzschnelles Finden mit OCR-Suche

Mit ecoDMS gehört das zeitaufwändige Durchsuchen von Aktenordnern der Vergangenheit an.
 
  • Texterkennung: OCR macht nahezu jedes lesbare Dokument durchsuchbar – egal ob es sich um PDFs, gescannte Dokumente, XML-Datei, Office-Dokument, Tabelle oder Bilder handelt
  • Erweiterte Suche: Recherchieren Sie auf Basis von Klassifizierungen wie Dokumentenart, Ordner und Status
  • Suchfavoriten: Wiederkehrende Suchanfragen speichern und schnell abrufen

Erweiterte Funktionen und Integrationen

Neben den Kernfunktionen zur Digitalisierung, Archivierung und Suche sind diese leistungsstarken Erweiterungen bereits im Standardumfang der ecoDMS-Vollversion enthalten:
 
  • PDF/A-Drucker: Archivieren Sie Ihre Dokumente im PDF/A-Format direkt aus jeder druckfähigen Anwendung - schnell und unkompliziert
  • Plugins für Office-Programme: Speichern Sie Dokumente aus Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice direkt in ecoDMS - sowohl im PDF/A-Format als auch im Originalformat: So können Sie bei Bedarf jederzeit Änderungen vornehmen und eine neue Version speichern
  • E-Mail-Archivierung: Archivieren Sie E-Mails und Anhänge aus Outlook und Thunderbird direkt in ecoDMS und behalten Sie den Überblick über alle wichtigen Nachrichten
  • Zusätzlich bieten unsere optionalen Erweiterungen noch mehr Möglichkeiten:
 
  • WORKZ Add-on: Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben in der Dokumentenverwaltung und importieren Sie Dateien sowie E-Mails automatisch in Ihr ecoDMS-Archiv
  • ecoMAILZ Integration: Mit diesem Plugin integrieren Sie die ecoMAILZ-Software für die automatische E-Mailarchivierung direkt in die ecoDMS-Oberfläche: So können Sie alle E-Mails und Anhänge zusammen mit Ihren Dokumenten in einem System verwalten
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